سانترال

 سانترال و کاربردهای آن

همه ما تا به حال با مراکز مختلف اداری و درمانی تماس گرفته ایم که ما را به منشی های تلفنی و تلفن های گویا هدایت می کنند. تا به حال فکر کرده اید چه مکانیسمی پشت سیستم تلفن سازمان ها و اداره جات مختلف قرار دارد که با وارد کردن چند کد ساده بر روی تلفن خود می توانیم به اپراتور های مختلف یک اداره دسترسی بیابیم؟پاسخ می تواند دستگاه سانترال باشد.

اگر دارای کسب و کاری هستید که روزانه مشتریان زیادی با خط های تلفنی شما تماس می گیرند و نمی خواهید به واسطه اشغال بودن خط آن ها را از دست داده یا باعث نارضایتی شان گردید؛ وقت آن است که با دستگاه سانترال آشنا شوید.

این بار در آلرت ایران می خواهیم شما را با دستگاه سانترال، کاربرد هایش و مزایای استفاده از آن آشنا کنیم؛ تا انتها با ما همراه بمانید.

دستگاه سانترال چیست؟

اجازه دهید تا کارایی سانترال را در یک مثال ساده و واضح برایتان توضیح دهیم. باجه اطلاعات یک مرکز درمانی را تصور کنید که متصدی اش حضور ندارد و به همین دلیل مردمی که به دنبال مطب پزشک مورد نظر خود هستند گیج و سرگردان درب هر اتاقی را می زنند.

در این میان احتمال دارد درب اتاق ها را اشتباه بزنند و در نهایت از پیدا نکردن پزشک مورد نظر خود نا امید شده و حتی این مرکز درمانی را ترک کنند. حالا تصور کنید متصدی به باجه اطلاعات بر میگردد و هر بیمار را به سمت اتاق خاصی راهنمایی می کند و به این ترتیب از بی نظمی و شلوغی سالن انتظار جلوگیری می کند.

دستگاه سانترال نیز همانند این متصدی یک عامل نظم دهنده و هدایت کننده تماس های تلفنی بوده که استفاده از آن مزایای زیادی را برای کاربرانش فراهم می آورد. این دستگاه قادر است خطوط تلفن متعدد یک سازمان، شرکت یا حتی مراکز درمانی را مدیریت کرده و کار را برای کارمندان و همچنین افراد تماس گیرنده بسیار ساده کند.

با استفاده از این دستگاه خطوط تلفنی شرکت شما تا ابد اشغال نخواهند بود و بنابراین پاسخگویی به مشتریان و خدمت رسانی به آن ها با بالاترین سرعت و کیفیت امکان پذیر می شود. به کارگیری این دستگاه، قدمی ساده و در عین حال بسیار تأثیر گذار در میزان رونق کسب و کار شما به حساب می آید.

کاربرد ها و مزایای استفاده از دستگاه سانترال

همانطور که گفته شد، مهم ترین کاربرد سانترال مدیریت بهتر خطوط تلفن و کنترل و نظارت بر تماس های تلفنی می باشد. اما واقعیت آن است که کاربرد های این دستگاه به این جا محدود نمی شود و شما با استفاده از این محصول می توانید از مزایای بیشتری نیز بهره مند گردید. در ادامه به توضیح اجمالی هر یک از کاربرد های این دستگاه خواهیم پرداخت.

سانترال

کنترل خطوط تلفن

همه ما می دانیم که در حالت عادی برای هر خط تلفن باید یک دستگاه تلفن مجزا خریداری شود. حالا یک شرکت یا اداره را تصور کنید که به واسطه خدمات متنوع و بخش های گوناگونی که از آن ها تشکیل شده، بیش از یک خط تلفن دارد. حال اگر فردی با این شرکت تماس گیرد و فرد پاسخگو بخواهد تا تماس را به کارمند دیگری ارجاع دهد، باید شخصاً این موضوع را به اطلاع کارمند دوم برساند و یا شماره خط تلفن او را به فرد تماس گیرنده بدهد.

در این میان زمانی زیادی صرف ارجاع مشتریان به خطوط تلفنی مورد نظرشان خواهد شد و به این ترتیب خط اصلی شرکت تا مدت ها اشغال خواهد ماند تا تنها به خواسته یکی از مشتریان رسیدگی شود.

دستگاه سانترال این قابلیت را دارد تا به تعداد مورد نیازتان برایش کد تعریف کنید! به این ترتیب منشی شرکت شما می تواند با استفاده از یک کلید ساده مشتریان را به خط تلفن بخش مدیریت، بخش فنی، پشتیبانی و… هدایت کند.

قابلیت تلفن گویا

طراحی تلفن گویا قابلیت دیگری است که دستگاه سانترال برای کاربران خود فراهم می آورد. مراکز درمانی، فروشگاه هایی که به صورت تلفنی ثبت سفارش می کنند، شرکت ها و سازمان های مختلف از بخش های زیادی تشکیل شده اند و روزانه هزاران نفر با آن ها تماس می گیرند.

قطعاً چنین مراکزی نمی تواند یک منشی استخدام کنند تا به همه امور رسیدگی کرده و به تنهایی تمام تماس ها را به داخلی های مربوطه هدایت نماید. در شرکت های این چنینی که تعداد خطوط تلفن مورد استفاده زیاد است، نقش دستگاه سانترال به خوبی به چشم می آید.

به واسطه استفاده از قابلیت منشی تلفنی یا تلفن گویای دستگاه سانترال شما می توانید از ترافیک خطوط تلفن جلوگیری کرده و در عین حال تأثیر بسیار مثبتی بر مخاطبان خود بگذارید.

قابلیت تلفن گویای مرکز سانترال باعث می شود تا دیگر نیازی به یک نیروی انسانی برای هدایت و انتقال تماس های تلفنی به بخش های مختلف شرکت تان نداشته باشید. به این ترتیب مشتریان می توانند تنها با چند کد ساده دقیقاً با بخش مورد نظرشان تماس گرفته و پشت خط نمانند.

کاهش هزینه های تلفن

به جرئت می توان گفت استفاده از سانترال به طور چشم گیری هزینه های قبض تلفن محل کار شما را کاهش خواهد داد. می پرسید چگونه؟ تصور کنید در غیاب سانترال، روزانه چه تعداد تماس اشتباه با بخش شما گرفته می شود که مجبور به پاسخ به آن ها هستید؟

با نصب سانترال، شمار تماس های اشتباه و مدت زمانی که باید برای ارجاع مشتریان به خطوط درست صرف کنید کاهش خواهد یافت!

علاوه بر این، دستگاه سانترال این امکان را برای کارمندان شما فراهم می کند تا برای ارتباط با یکدیگر نیازی به تماس خارج از شبکه نداشته باشند. به این معنی که کارمندان درون یک شرکت می توانند با استفاده از خطوط داخلی و تعریف کردن تعدادی کد جدید به صورت رایگان با یکدیگر تماس حاصل کنند!

تلفن سانترال

امکان تشکیل صف تلفنی

یکی دیگر از کاربرد ها و مزایای استفاده از سانترال تشکیل یک صف تلفنی برای مخاطبانی است که ممکن است دقایقی پشت تلفن بمانند. قطعاً برای همه ما پیش آمده که برای گرفتن وقت دکتر، تماس با بخش پشتیبانی یا خدمات پس از فروش یک شرکت تجاری، با خطوط تلفن اشغالی مواجه گردیم که حتی تا ساعت ها ما را معطل می سازند.

قابلیت تشکیل صف تلفنی این امکان را برای مشتری فراهم می آورد تا بداند تا چه مدت دیگر به خواسته اش رسیدگی خواهد شد. به این ترتیب فرد تماس گیرنده در جریان ترافیک تلفنی خطوط شما قرار گرفته و شما را به عدم توجه به مخاطبان و مشتریان تان متهم نمی سازد.

آشنایی با انواع دستگاه سانترال

با وجود آن که عملکرد و نقش دستگاه سانترال بسیار ساده به نظر می آید، اما با توجه به فاکتور های مختلف به انواع متفاوتی تقسیم می گردد که در ادامه شما را با آن ها آشنا خواهیم کرد.

سانترال کم ظرفیت

سانترال ها از نظر میزان ظرفیت خطوط تحت پشتیبانی شان به دو نوع کم ظرفیت و پر ظرفیت تقسیم می شود که آشنایی با آن ها باعث می گردد تا خرید موفق تری داشته باشید.

سانترال کم ظرفیت به دستگاهی گفته می شود که حداکثر 8 خط شهری و 24 خط داخلی را تحت پوشش خود قرار می دهد. طبق این اعداد و ارقام واضح است که سانترال های کم ظرفیت برای شرکت های کوچک و کسب و کار های نوپا مناسب بوده و برای اداره جات و مراکز درمانی بزرگ پیشنهاد نمی گردد. سری سانترال های TEM و TES از جمله این نوع دستگاه به شمار می آیند.

برای مثال دستگاه سانترال پاناسونیک مدل KX-TES824E با 8 عدد پورت برای خطوط شهری و 24 پورت برای خطوط داخلی، یکی از پرفروش ترین دستگاه های موجود در بازار به حساب می آید.

سانترال پر ظرفیت

نوع دیگر این دستگاه بر اساس میزان ظرفیت، سانترال پر ظرفیت است که بیش از 8 خط شهری و 24 خط داخلی دارد. برخی از این نوع دستگاه ها حتی قادرند تا صد ها خط شهری و داخلی را تحت پوشش خود قرار دهند و به همین جهت نیز از آن ها برای اداره جات و سازمان های بزرگ استفاده می شود.

سری سانترال های TDE، TDA و NS از جمله دستگاه های پر ظرفیت موجود در بازار به حساب می آیند. برای مثال دستگاه سانترال پاناسونیک مدل KX-NS1000 با ظرفیت بسیار بالای خود قادراست تا 8000 خط تلفن اینترنتی را تحت پوشش خود داشته باشد.

 سانترال تحت شبکه

می توان گفت سانترال تحت شبکه، دستگاهی است که خطوط تلفن متصل به خود را از طریق یک شبکه به یکدیگر مرتبط و متصل می سازد و از این جهت مکانیسم عملش متفاوت می باشد. دستگاه های سانترال تحت شبکه را می توانید با پسوند NS و TDE شناسایی کنید.

سانترال پاناسونیک مدل KX-TDE100 از جمله سانترال های تحت شبکه ای است که تا حداکثر 128 پورت برای خطوط شهری و 256 پورت برای خطوط داخلی را پشتیانی می کند و به همین دلیل برای شرکت ها و مراکز بزرگ گزینه مناسبی است.

نکته قابل توجه در خصوص سانترال های تحت شبکه آن است که به هیچ عنوان به مکان و محل فعالیت کارمندان شما محدود نیست. چرا که می تواند امکان استفاده از سامانه را با استفاده از اینترنت نیز برای شما فراهم کند و به این ترتیب می توانید از هر کجا ارتباط خود را با شبکه حفظ کنید.

سانترال تحت شبکه

سانترال غیر تحت شبکه

سانترال های غیر تحت شبکه مکانیسم عمل متفاوتی دارند و بواسطه شبکه قابل کنترل و استفاده نمی باشند. این دستگاه ها را می توان با علامت هایی چون TES، TEM و TDA شناسایی نمود که دو مدل اول، تنها از خطوط هایبرید و آنالوگ داخلی پشتیبانی می کنند. این در حالی است که مدل آخر یعنی TDA سه نوع خط هایبرید، آنالوگ و دیجیتال را تحت پوشش خود قرار می دهد.

سانترال چگونه به کسب و کار ما رونق می بخشد؟

احتمالاً تا همین جا هم به اهمیت استفاده از سانترال و مزایای وجود آن پی برده اید. اما در اینجا می خواهیم به برخی از نکات کوچک اما مهم و اساسی در خصوص تأثیر دستگاه سانترال بر رونق کسب و کارتان اشاره کنیم.

برای مثال قابلیت تلفن گویا در دستگاه سانترال می تواند باعث شود تا مشتریانی که با شما تماس می گیرند، حس کنند که مورد توجه و احترام شما قرار گرفته اند. تلفن گویا می تواند علت قطعی خطوط داخلی را برای فرد تماس گیرنده توضیح دهد و این ترتیب او را به تماس در وقت دیگری هدایت نماید.

این در حالی است که در غیاب سانترال بسیاری از ما با شنیدن مکرر بوق اشغال به سرعت عصبانی شده و شاید از تماس مجدد با آن شرکت به کلی پشیمان شویم!

این موضوع در خصوص قابلیت تشکیل صف تلفنی نیز صدق می کند. اگر فرد تماس گیرنده با شرکت شما به طور مدام با بوق اشغال مواجه گردد، قطعاً احتمال اینکه با صبوری به تماس گرفتن با شما ادامه دهد ضعیف خواهد بود و به این ترتیب شما رضایت مشتریان خود را از دست خواهید داد.

حالا تصور کنید مشتری تان در صف تلفنی قرار گرفته و از زمان دقیق رسیدگی به خواسته اش با خبر است؛ بدون شک در چنین شرایطی با طمأنینه بیشتری منتظر پاسخگویی شما می ماند و رضایت بیشتری خواهد داشت.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.